Newsletter e GDPR: come gestire oggi l’email marketing?

Newsletter e GDPR: sei in regola?

L’email marketing, ovvero l’invio di una tua newsletter, è oggi uno degli strumenti più efficaci che puoi usare per comunicare con la tua clientela: ma come comportarti di fronte a tutte le novità portate di recente dal GDPR e, parallelamente, capire come gestire oggi l’email marketing?

Rispettare gli obblighi di legge è indispensabile, non solo per dover pagare sanzioni ma anche per non rovinarti la reputazione!

In proposito, ci sono tre aspetti fondamentali che devi curare per affidarti all’email marketing.
Eccoli di seguito:

1. Ottieni un consenso preventivo libero, specifico, informato e revocabile

Prima di inserire un tuo contatto nella mailing list e inviargli una newsletter, devi ottenere un suo consenso preventivo.
Fondamentalmente la persona iscritta deve dare un assenso che sia:

• libero: l’utente non deve essere forzato a dare l’autorizzazione ma deve farlo liberamente; e infatti deve essere prevista un’azione attiva, ovvero l’utente deve fare un apposito click sulla checkbox nel form di registrazione al sito o alla newsletter;
• specifico: non si può raccogliere un unico consenso valido per qualunque finalità, ma deve essere dato uno specifico consenso per ognuna delle finalità perseguite con la registrazione;
• informato: l’utente deve poter accedere alle informative legali che contengono le modalità e le finalità del trattamento dei dati nonché i diritti che può esercitare; a tale fine devono essere disponibili la Privacy Policy (vedi punto seguente) e tutti i termini e condizioni;
• revocabile: in ogni momento l’utente deve essere libero di revocare l’autorizzazione a ricevere le tue comunicazioni, ovvero in ogni newsletter deve essere presente e visibile un link di disiscrizione per la revoca del consenso in modo intuitivo.

2. Pubblica una Privacy Policy semplice, completa e trasparente

Sul tuo sito deve essere presente una Privacy Policy che l’utente possa comprendere e che spieghi in modo completo e trasparente come funziona l’iscrizione.
La Privacy Policy o informativa privacy è un documento che informa l’utente sul trattamento dei dati legati alla sua navigazione all’interno del sito web o all’invio della newsletter.
Ecco cosa deve contenere la Privacy Policy:

• i dati di contatto del titolare del trattamento dei dati;
• i dati raccolti;
• le finalità della raccolta dei dati;
• i diritti dell’interessato, compresa la modifica e la revoca del consenso;
• le tipologie di comunicazione che possono essere inviate;
• i servizi di terze parti legati all’invio della newsletter, con i link delle varie Privacy Policy.

3. Raccogli e conserva il registro dei consensi

È il GDPR stesso a prevedere il registro dei consensi raccolti, che serve per considerare valido il consenso stesso.
Il registro dei consensi raccolti è uno strumento che deve essere attivato e conservato per provare di essere stati autorizzati a gestire i dati.
Oltre a conservare una copia del modulo di raccolta del consenso, in particolare deve indicare:

• chi ha dato il consenso;
• quando e come è stato dato;
• quali condizioni o documenti legali sono stati accettati dall’utente;
• se il consenso è stato revocato.

Newsletter e GDPR  sono un binomio che non va gestito in modo superficiale. A partire dalle indicazioni sopra indicate, puoi fare in modo di far convivere al meglio le esigenze di privacy degli utenti e le tue necessità pubblicitarie.

Se vuoi potenziare le tue attività e studiare al meglio come gestire oggi l’email marketing, siamo qui per aiutarti a sviluppare la migliore strategia.