Le parole sono importanti: come rispondere al primo contatto di un utente in modo da trasformarlo in un cliente

RISPONDERE AL PRIMO CONTATTO

Rispondere al primo contatto di un cliente è un momento fondamentale per vendere e per relazionarsi al meglio con lui.

Già dall’inizio una comunicazione chiara ed efficace aiuta a soddisfare la clientela nonché a migliorare la tua immagine pubblica, mentre una risposta scadente può distruggere subito la tua reputazione e provocare una delusione al cliente, che magari tenderà a rivolgersi altrove.

Per evitare questo rischio, è meglio affidarsi a qualche tecnica per incoraggiare, da subito, la nascita del miglior rapporto possibile. Cosa dici, ovvero le informazioni che dai e le parole che usi, è fondamentale.

Ecco 7 consigli per rispondere al primo contatto di un cliente:

1. Rispondi con tutte le informazioni necessarie

Non tralasciare nessuna delle informazioni che servono al cliente e procurati subito quelle che non hai. Inoltre tieni traccia di tutti gli elementi che gli hai fornito: ti servirà a gestire al meglio sia quel cliente sia altri che possono avere lo stesso problema o fare la stessa domanda.

2. Evita tutte le complessità inutili nel linguaggio

Le parole sono importanti: fai in modo che ciò che comunichi al cliente sia chiaro, sia se gli stai parlando sia se stai scrivendo. Non usare giri di parole o vocaboli troppo complicati da capire. Cerca di scrivere frasi brevi e senza altre frasi dipendenti. Dal punto di vista tecnico, non usare font fantasiosi che potrebbero essere visualizzati in modo errato o non leggibili dai suoi dispositivi.

3. Parla come mangi e come parla il cliente!

Parla in modo naturale, scrivi in modo diretto, colloquiale. Evita di “darti un tono”: lascia da parte il linguaggio forbito. Per quanto possibile, evita di usare le frasi in forma negativa, ovvero non usare il “non”. Cerca di esprimere i concetti con frasi in forma positiva: “non possiamo farne cinque” può diventare “ne facciamo fino a tre”.

4. Fai domande e sii sempre educato e professionale

Rispondere al primo contatto con un cliente, ma anche a quelli seguenti, vuol dire capire di cosa hanno bisogno: chiedi sempre “cosa intendevi con” e mostra che ti interessa comprendere cosa è successo. Mantieni sempre un tono educato e professionale. Non solo arrabbiarsi non serve a nulla ma renderà il tuo cliente ancora più indisponente.

5. Il trucco delle tre S

Semplici, sintetiche e specifiche: le tue domande devono essere così. Queste tre magiche parole con la S possono aiutarti a raccogliere le informazioni che ti serviranno a soddisfare il cliente, anche se devi rispondere al primo contatto. Le domande complesse lo scoraggiano, quelle lunghe lo confondono, quelle generiche non le capisce: evita il problema e non fargli domande a cui non risponderà.

6. Formatta il testo con grassetti e corsivi

Se nel tuo testo ci sono delle informazioni o delle domande importanti, evidenziale con il grassetto e il corsivo: le noterà anche se non legge del tutto il testo.

7. Rileggi sempre prima di inviare

Anche se sei di fretta, non dimenticare di rileggere sempre ciò che invii. Non importa che sia una mail, un messaggio sulla chat o una comunicazione scritta: una seconda lettura può impedirti di inviare un messaggio sbagliato, che poi non potrai correggere.

Come vedi, si tratta di indicazioni molto semplici: per questo è importante seguirle e rispondere al meglio già al primo contatto di un utente per trasformarlo in un cliente.

Siamo a tua disposizione se vuoi parlare di come migliorare ulteriormente la tua comunicazione!